В современном индустриальном обществе время стало проблемой, точнее большой проблемой для многих людей стало отсутствие, нехватка времени. В отличие от остальных ресурсов бизнеса (материальных, финансовых и людских), которые можно накапливать, покупать, брать в кредит или обменивать, с временем эти операции невозможны. Поэтому иногда у бизнесмена много времени, а порой его отчаянно не хватает. В последнее время управление временем (тайм-менеджмент) стало предметом анализа специалистов в области бизнеса и управления. Приняв за аксиому положение, что человек пока не научился напрямую воздействовать на время, специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют, во-первых, научиться уменьшать потери времени, а, во-вторых, максимально продуктивно использовать его полезную часть. Согласно результатам опросов предпринимателей, все причины нехватки времени можно свести к четырем основным.
1. Руководитель берет на себя лишние дела, без которых можно обойтись.
2. Руководитель не поручил другим то, что можно было делегировать.
3. Руководитель выбрал неэффективное направление своей деятельности.
4. Руководитель стремится откладывать «на завтра» то, что можно сделать сегодня.
Итак, рассмотрим первую причину нехватки времени – стремление взвалить на себя мелкие ненужные дела, отнимающее его время. Внешней, логически обоснованной причиной такого поведения, может быть стремление держать ситуацию под контролем. Если же мы заглянем глубже, то, возможно, обнаружим вторую причину – недоверие по отношению к своим работникам. Эта причина может быть основной, но еще глубже может лежать страх, что в случае ослабления личного контроля предпринимателя над событиями, что-то пойдет не так, как следовало, что в результате может закончиться катастрофой. Но и это не единственная причина. Возможно, что истинными подсознательными источниками сверхзанятости бизнесмена являются следующие причины:
* Желание показать свою сверхзагруженность другим людям (родным, близким или собственным подчиненным).
* Стремление заполнить внутреннюю пустоту и придать осмысленность своему существованию.
* Неумение отказать другим людям.
Вторая причина потерь времени – это неумение делегировать полномочия. Предназначение руководителя решать стратегические вопросы, которые слишком важны, чтобы их можно кому-то доверить. Кроме того, предприниматель должен оставить за собой часть функции контроля и мотивирования подчиненных. Все остальные дела можно делегировать кому-то из подчиненных. Определяющим здесь является два фактора – важность дела и длительность его исполнения. Если какое-то мелкое дело, занимающее больше пятнадцати минут[1], можно кому-то поручить – сделайте это!
Третья причина нехватки времени – привычка откладывать дела «до завтра», а потом приходить в ужас от огромной горы скопившихся за неделю срочных дел. При планировании и реализации времени, хорошие результаты дает применение так называемого «директ-принципа», который в интерпретации специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта звучит так: «Если не сейчас, то когда?». Необходимость его применения связана с тем, что, во-первых, из-за нехватки времени, а, во-вторых, из-за недостаточной мотивации у предпринимателя часто накапливается куча несделанных вовремя дел и невыполненных обязательств. Вся эта гора заданий и поручений постепенно накапливается в деловом ежедневнике, на рабочем столе или в оперативной памяти, вызывая состояние стресса и ощущения невозможности справиться с ситуацией. В этом хламе важных и не очень дел можно с трудом отличить стратегические дела от рутинных и случайных, и предприниматель начинает хвататься то за одно «срочное дело» то за другое – уже «сверхсрочное», которые обещал сделать еще позавчера.
Чтобы выйти из этого тупика рассмотрим две стратегии: одну, когда человек до последнего момента откладывает дела в надежде, что они как-то рассосутся сами собой, а вторая стратегия заключается в том, что человек, не медля, или принимается за дела или вообще отказывается от них. В первом случае (когда предприниматель откладывает дела на потом), в его голове накапливается список дел (так называемый «мыслительный мусор»), который периодически всплывает из памяти, отвлекая его от главного дела. Кроме того, увеличиваются шансы что-то забыть или сделать не вовремя из-за наличия большого числа заданий. Человеку приходится как минимум дважды приступать к одному и тому же делу – первый раз, когда он получает задание, а второй – когда приходится вспоминать, в чем его суть.
Если же предприниматель делает дела сразу, то его сознание становится свободной от мелких заданий, которые создают барьеры на пути творчества. В том случае он делает все вовремя и сводит к минимуму шансы забыть что-то важное. Он экономит время, так как постановка задания и решение проблемы происходят последовательно и все исходные данные находятся у него в голове.
Здесь нужно помнить один важный момент – вовсе не все дела следует делать немедленно. От некоторых лучше немедленно отказаться! Как же определить, какую стратегию лучше выбрать?
Если предполагаемая работа займет от 5 до 15 минут времени, то лучше выполнить ее сразу, не тратя время на сомнения и «раскачку». Если выполнение работы займет от 15 минут до 30 минут, то нужно постараться найти в своем расписании другие подобные типы работ и сгруппировать их в один блок, который следует поместить в удобный период дня. Оптом мелкие дела решаются быстрее, так как уменьшается время на перерывы, и они не отвлекают от крупных и длительных дел. Если предполагаемое дело занимает от 30 минут до 3 часов, то прежде чем его выполнять, подумайте: а) можно ли без него вообще обойтись, и б) можно ли его делегировать кому-то другому. Если дело требует от 3 до 6 часов (весь рабочий день), то нужно определить, насколько сильно оно необходимо для достижения стратегической цели, и нельзя ли добиться тех же результатов иными, более эффективными методами (вспомните правило Парето). Может быть, стоит потратить пол-часа на поиски других, более удачных путей решения проблем, чем сразу хвататься за работу?
Четвертая причина временных потерь – неумение выбрать главное среди множества альтернатив. В этом случае помощь может оказать «принцип Парето», но об этом – в следующей статье.
[1] Для того, чтобы найти исполнителя и объяснить что и как нужно сделать, требуется от 10 до 15 минут. Соответственно, если дело слишком мелкое – лучше сделать его самому.
